Khác với việc tổ chức sự kiện ngoài trời bị giới hạn không gian sự ngoài trời mang lại bầu không khí thoáng đãng, giúp giải phóng năng lượng, giúp giải phóng sự sáng tạo và gắn kết cộng đồng. bên cạnh đấy, việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng mang lại nhiều yếu tố rủi ro nếu không nắm vững các kinh nghiệm Minh Media Event chia sẻ dưới đây:
1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì:
Tổ chức sự kiện ngoài trời là việc lên kế hoạch, thực hiện và quản lý các hoạt động sự kiện diễn ra tại không gian mở, thường là ngoài trời, thay vì tổ chức trong nhà. Các địa điểm phổ biến cho sự kiện ngoài trời bao gồm:
- Công viên: rộng rãi, thoáng mát phù hợp với các sự kiện hội chợ, lễ hội, team building,..
- Bãi biển: không giãn lãng mạn, thơ mộng phù hợp với tiệc cưới, hội thảo,…
- Sân vận động: không gian rộng lớn, có sức chứa phù hợp cho các sự kiện thể thao, ca nhạc, lễ hội,…
- khu du lịch sinh thái: không gian gần gũi với thiên nhiên, có nhiều hoạt động giải trí vui chơi phù hợp với team building, hội trại.
- Khu vực sân chơi, quảng trường: không gian rộng rãi, dễ tiếp cận phù hợp với sự kiện tuyên truyền, quảng bá sản phẩm.
2. Hạn chế phát sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Thường xuyên cập nhập thông tin thời tiết tại điểm điểm tổ chức diễn ra như thế nào để có thể đưa ra các phương thay thế nhanh không gây thiệt hại đến sự kiện.
Địa điểm ngoài trời thường dễ xâm nhập hơn so với trong nhà, việc kiểm soát an ninh ngoài trời cần được những người thực hiện luôn phải chú trọng để đảm bảo an toàn khách mời cùng với đội ngũ nhân viên.
- Khó khăn trong việc quản lý
Ở nơi đông người rất dễ phát sinh hỗn loạn cùng với việc tổ chức sự kiện ngoài trời tiềm ẩn nhiều nguy cơ. Do đó, đơn vị tổ chức chuẩn bị kỹ lực lượng an ninh để có công tác ứng cứu kịp thời.
3. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công:
Để có thể thấy được nhiều lợi ích của tổ chức sự kiện ngoài trời như không gian thoáng mát, gầngần gũi với thiên nhiên người thực hiện cần nắm vững các kinh nghiệm sau
- Lựa chọn địa điểm phù hợp
- Loại hình sự kiện: cần lựa chọn đia điểm phù hợp với loại hình sự kiện, số lượng khách tham dự và điều kiện thời tiết. Ví dụ: hội nghị, hội thảo nên tổ chức tại khu vực có mái che, sân vườn; tiệc cưới, team building có thể tổ chức tại bãi biển, khu du lịch sinh thái.
- Tiện nghi: cần lựa chọn địa điểm có đầy đủ tiện nghi cần thiết cho sự kiện như: nhà vệ sinh, khu vực tiếp khách, khu vực sân khấu,…
- Giao thông: cần lựa chọn địa điểm có giao thông thuận tiện, dễ dàng di chuyển cho khách tham dự.
- Lên kế hoạch chi tiết
- Xác định mục tiết
- Lập danh sách công việc
- Phân công nhiệm vụ
- Lập lịch trình
- Dự trù ngân sách
- Phướng án dư phòng: do việc tổ chức sự kiện ngoài trời phải chú ý đến vấn đề thời tiết: nắng, mưa, gió,..; tại nạn,…
- Đảm bảo an toàn
- An ninh: cần đảm bảo an ninh cho khách tham dự và tài sản cả ban tổ chức
- PCCC: cần trang bị đầy đủ các thiết bị PCCC cho sự kiện
- Cứu hộ: cần có đội ngũ nhân viên cứu hộ sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết
- An toàn thực phẩm
Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm chia sẻ về việc tổ chức sự kiện ngoài trời mà Minh Media Event đã tổng hợp được. hHy vọng, những chia sẻ của chúng tôi sẽ góp phần vào những thành công của các doanh nghiệp có ý định tổ chức sự kiện ngoài trời. Để biết thêm nhiều kiến thức và có một đơn vị tổ chức sự kiện hãy theo dõi thêm nội dung tại đây