Tổng duyệt chương trình trước sự kiện (rehearsal) là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp.
Có thể nói, rehearsal chính là một mảnh ghép quan trọng không thể thiếu giúp cho “bức tranh sự kiện” được trọn vẹn và hoàn hảo nhất có thể. Vậy rehearsal có vai trò cụ thể ra sao trong sự kiện? Hãy cùng Minh Media Event giải đáp thắc mắc này nhé!
1. Kịp thời phát hiện những thiếu sót
Việc chuẩn bị thật tốt những biện pháp đề phòng, phương án thay thế là điều vô cùng cần thiết. Việc diễn tập trước sự kiện giúp nhóm sản xuất có cơ hội xem xét mọi khía cạnh và đảm bảo rằng tất cả các khâu trong chương trình được thực hiện hoàn hảo, mang đến cho người làm sự kiện “bức tranh tổng thể” bằng một góc nhìn tích cực và khả quan nhất.
2. Hình dung mạch chương trình
Trước khi sự kiện được diễn ra thì mọi ý tưởng đều chỉ nằm trên mặt giấy. Không thể chắc chắn 100% là sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Việc tổng duyệt chương trình chính là cách hình ảnh hóa những ý tưởng trên thực tế. Qua đó, giúp đội ngũ ekip có thể nắm được mạch chương trình và hiểu rõ vai trò của vị trí mà mình đang đảm nhận.
3. Giúp nghệ sĩ và MC tự tin với sân khấu
Đối với diễn giả hoặc người thuyết trình, buổi tập là vô giá. Bởi đây là cơ hội để làm quen với sân khấu, thiết bị và bối cảnh. Một diễn giả tự tin có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tác động của thông điệp của tổ chức.
4. Đảm bảo âm thanh và ánh sáng được phối hợp nhịp nhàng
Một “dấu chấm” đặt sai chỗ hay một hình ảnh đặt sai giây cũng sẽ là một thiếu sót không nhỏ bởi đó là những yếu tố giúp cho câu chuyện, thông điệp được truyền tải đến người tham gia một cách trọn vẹn. Thế nên, diễn tập là cách “phòng thủ” tốt nhất để phòng ngừa các sự cố và lỗi kỹ thuật, giúp bộ phận tổng duyệt có thể điều chỉnh, kiểm tra thiết bị.
5. Nâng cao trải nghiệm của người tham dự
Một sự kiện được diễn tập kỹ lưỡng thường có nghĩa là trải nghiệm thú vị, gần như liền mạch nhất có thể và ghi dấu ấn trong lòng người tham dự. Nhờ đó, sự kiện sẽ đạt được tác động tối đa và tạo dựng được hình ảnh uy tín trong mắt người tham dự.
6. Phối hợp nhuần nhuyễn giữa các nhân sự
Đối với các sự kiện lớn, có sự tham gia của nhiều người từ đội ngũ kỹ thuật đến ban tổ chức, buổi tập duyệt lại càng trở nên quan trọng khi cho phép mọi người hiểu vai trò của mình và cách họ phù hợp với “bức tranh” tổng thể hơn.
7. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Việc phát hiện và khắc phục sai sót trong quá trình tổng duyệt sẽ giúp ban tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc sửa chữa, chỉnh sửa sau sự kiện. Ngoài ra, tổng duyệt còn giúp ban tổ chức có thể dự trù và chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống phát sinh, từ đó giảm thiểu thiệt hại, hạn chế sai sót và đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Có thể khẳng định rằng, việc tổng duyệt chương trình trước sự kiện là một bước vô cùng quan trọng và không thể thiếu. Minh Media Event hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp sự kiện của các bạn thành công!