Tổ chức sự kiện (Event planning) và Quản lý sự kiện (Event Managing)
Đây là 2 khái niệm thường xuyên được sử dụng thay thế cho nhau mặc dù chúng rất khác nhau. Rất đơn giản, tổ chức và quản lý không giống nhau. Mặc dù các bộ kỹ năng của hai công việc này trùng nhau, chúng vẫn là 2 công việc riêng biệt. Đối với những người giao dịch với khách hàng, nếu lầm tưởng rằng họ cần một người quản lý sự kiện trong khi điều họ cần là một người tổ chức sự kiện, họ sẽ gây ra vấn đề lớn. Nhiều khách hàng cũng lầm tưởng rằng tất cả các nhà quản lý sự kiện cũng tổ chức sự kiện.
Vì vậy, hãy cùng nhau làm rõ 2 khái niêm này bởi việc bạn và khách hàng của bạn cùng hiểu theo 1 hướng là rất quan trọng.
- Ngành tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều chức danh công việc và mô tả công việc. Kể sơ qua thì có người lên kế hoạch sự kiện, người lên kế hoạch cuộc họp, người điều phối sự kiện, người lập kế hoạch hội nghị và người quản lý sự kiện. Danh sách dường như vô tận. Khi ngành này phát triển, danh sách các chức năng công việc cũng vậy.
- Mặc dù tăng trưởng công việc luôn là một điều tốt, nhưng phạm vi chức năng công việc tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện có thể gây nhầm lẫn cho những người mới trong ngành. Điều gây thất vọng không kém cho các chuyên gia dày dạn là phải đối mặt với những khách hàng hiểu sai về các dịch vụ được cung cấp.
Tổ chức sự kiện (Event planning)
Hãy bắt đầu với tổ chức sự kiện (event planning). Từ khóa quan trọng ở đây là tổ chức. Tất cả các sự kiện – từ đám cưới, sinh nhật cho đến lễ kỷ niệm ngày thành lập quan trọng của doanh nghiệp, đến các cuộc họp mặt công ty lớn – phải bắt đầu với 1 kế hoạch nào đó. Các cuộc thảo luận ban đầu với khách hàng về ý tưởng sự kiện, chủ đề, ngày mong muốn và giới hạn ngân sách là tất cả các phần của quy trình tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện bắt đầu từ đầu, từ giai đoạn đầu của khái niệm và tiếp tục cho đến khi sự kiện thực tế diễn ra. Và, thành thật mà nói, có khi còn kéo dài sau 1 vài tuần sau sự kiện vì các nhà tổ chức phải sự kiện tóm tắt chi tiết và xử lý các mục tiếp theo. Tổ chức sự kiện bao gồm việc phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để thiết kế một sự kiện phản ánh tầm nhìn của khách hàng về việc thu thập và đáp ứng mục tiêu của sự kiện. Các khách hàng thuê một người tổ chức sự kiện là họ muốn thuê một người nào đó lên kế hoạch cho tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm các chi tiết liên quan và các mục hành động cho đến khi hoàn thành.
=> Tổ chức sự kiện là tất cả mọi thứ cấu thành một sự kiện. Công việc này lớn hơn quản lý sự kiện.
Quản lý sự kiện (Event managing)
Mỗi loại sự kiện được tạo thành từ nhiều phần khớp với nhau như những mảnh ghép. Tất cả những mảnh đó cuối cùng kết hợp với nhau để tạo ra một sự kiện. Các sự kiện thành công có tất cả những phần liên quan đến với nhau đúng lúc và đúng nơi, suôn sẻ, hiệu quả và theo kế hoạch. Quá trình này được gọi là quản lý sự kiện. Đơn giản mà nói, đó là quản lý dự án của chính sự kiện.
Quản lý sự kiện liên quan đến việc tạo, điều phối và quản lý tất cả các thành phần khác nhau của một sự kiện cũng như các nhóm người chịu trách nhiệm cho từng khía cạnh.
Người quản lý sự kiện và người tổ chức sự kiện làm việc cùng nhau
Xác định hai chức năng này là một thách thức bởi vì chúng không chỉ liên quan chặt chẽ với nhau mà các trách nhiệm còn thường chồng chéo. Các tổ chức sự kiện cá nhân có thể cung cấp dịch vụ quản lý sự kiện và các nhà quản lý sự kiện cũng có thể cung cấp kế hoạch sự kiện. Tất cả phụ thuộc vào nhà tổ chức cá nhân hoặc nhóm quản lý sự kiện của công ty, địa điểm tổ chức và chính sự kiện.