Quy trình 3 bước tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả từ Minh Media

Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp và đảm bảo thành công rực rỡ doanh nghiệp cần nắm vững quy trình thực hiện. Dưới đây là 3 giai đoạn quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà doanh nghiệp cần nắm vững:

Giai đoạn 1: Trước sự kiện

Các công việc cụ thể của giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện bao gồm:

• Thu thập thông tin và lấy ý kiến về các hạng mục của sự kiện như: Mục đích, ngân sách, số lượng khách mời, quy mô, nhân lực, địa điểm tổ chức sự kiện, thuê đơn vị tổ chức sự kiện, thời gian, các vật dụng cần có,…
• Lên kế hoạch – ý tưởng tổ chức sự kiện và phương án dự phòng tổ chức sự kiện giá rẻ
• Lập bảng phân chia công việc tổ chức sự kiện cho nhân sự
• Tiến hành quảng bá, truyền thông cho tổ chức sự kiện như: Thiết kế ấn phẩm, gửi thiệp,…

Giai đoạn 2: Khi thực hiện sự kiện

Giai đoạn thực hiện tổ chức sự kiện cần trải qua những công việc trọng tâm sau:

• Lắp đặt vật tư: Trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng,… và kiểm tra lần cuối
• Đón tiếp công chúng, khách mời, đối tác và tiến hành khai mạc
• Quản lý, điều hành và điều tiết các chương trình tổ chức sự kiện cũng như đội ngũ hậu cần để đảm bảo tiến độ theo đúng kịch bản.
• Tổ chức các hoạt động: Ăn uống, lưu trú, vận chuyển hoặc phụ trợ trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
• Xác định tệp công chúng tiềm năng của sự kiện

Giai đoạn 3: Sau sự kiện

Sau chương trình, đơn vị tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau để khuếch đại giá trị thương hiệu và thúc đẩy doanh số:

• Tiến hành xúc tiến truyền thông tổ chức sự kiện để quảng bá trong sự kiện
• Xây dựng mối quan hệ với các bên dịch vụ và nhà cung cấp
• Giải quyết các vấn đề về kinh phí tổ chức sự kiện cũng như các sự cố hoặc thiếu sót trong tổ chức sự kiện giá rẻ
• Chăm sóc khách hàng để xây dựng cảm tình tốt đẹp
• Ngoài ra, cần tiến hành tổng kết, báo cáo và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện để rút kinh nghiệm

LƯU Ý: Quy trình trên chỉ mang tính chất tương đối, đơn vị tổ nên căn cứ vào mục đích và loại hình sự kiện để đưa ra quy trình chuẩn nhất.

Theo thống kê, hiện đang có khoảng 28 loại hình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được tổ chức phổ biến nhất. Những sự kiện đó bao gồm:

• Activation event: Tổ chức sự kiện kích hoạt thương mại như: trải nghiệm sản phẩm, phát sampling, roadshow event,…
• Business event: Các sự kiện kinh doanh
• Press release: Hoạt động Pr hoặc thông cáo báo chí
• Sports events: Các sự kiện liên quan đến thể thao (bóng đá, Olympic, FIFA, đua xe công thức 1,…)
• Shopper event: Loại hình tổ chức sự kiện về mua sắm như giảm giá, ưu đãi,…
• Corporate events: Các sự kiện tri ân, tiệc cuối năm, mừng ngày thành lập,… của doanh nghiệp.
• Exhibition events: Sự kiện trưng bày, triển lãm, ra mắt sản phẩm,…
• Fundraising events: Các sự kiện, hoạt động gây quỹ từ thiện trong tổ chức sự kiện giá rẻ
• Festival events: Là loại hình tổ chức sự kiện: Liên hoan, lễ hội,….
• Trade fairs: Những hội chợ thương mại
• Sales events: Sự kiện bán hàng
• Government events: Các sự kiện chính trị của cơ quan chính phủ hoặc nhà nước
• Concerts: Đêm nhạc, buổi nhạc hòa tấu, liveshow,…
• Product brand events: Những sự kiện về sản phẩm và thương hiệu
• Entertainment events: Tổ chức Sự kiện liên quan đến giải trí (ca nhạc, hòa nhạc, lô tô,…)
• Meetings: Sự kiện gặp gỡ, họp mặt qua online hoặc offline
• Movie events: Những sự kiện liên quan đến lĩnh vực điện ảnh
• Conferences: Hội thảo
•  Conventions: Hội nghị
• Workshops: Các buổi chia sẻ kiến thức về lĩnh vực nào đó
• Seminars: Tổ chức Sự kiện hội thảo chuyên đề
• Social and cultural events: Những sự kiện văn hóa và xã hội
• Marketing events: Sự kiện quảng bá và tiếp thị
• Promotional events: Các sự kiện xúc tiến thương mại
• Event show: Các chương trình sự kiện

Mỗi ngày Minh Media tổ chức nhiều sự kiện luân phiên diễn ra, đây là một hình thức hướng khách hàng đến sản phẩm doanh nghiệp mang tính chủ động có hiệu quả cao. Dựa vào bốn yếu tố này mà hình thức tổ chức sự kiện được chia ra như sau:

Theo mục tiêu tổ chức

Theo từng chiến dịch mà doanh nghiệp sẽ có mục tiêu cụ thể để có thể truyền tải nội dung muốn hướng đến với khách hàng, dựa vào đó mà phân chia các công việc chi tiết để xây dựng hình thức tổ chức sự kiện phù hợp với từng đối tượng tiềm năng.

Theo địa điểm

Dựa vào nhu cầu diễn ra sự kiện gần hay xa, không gian ấm cúng hay thoải mái sẽ quyết định tổ chức ở đâu, thông thường các doanh nghiệp có hai hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà.

Theo quy mô

Hình thức Minh Media tổ chức sự kiện theo quy mô dựa vào sự định tính, ở yếu tố này cần kiểm soát được số lượng khách mời đến tham dự, không gian tổ chức như thế nào, ngoài ra xác định được mức độ ảnh hưởng của sự kiện đến quy mô.

Theo hình thức triển khai

Một sự kiện được phân chia theo nhiều mục đích triển khai khác nhau. Các sự kiện phổ biến như: sự kiện kinh doanh, giáo dục, khoa học, văn hóa truyền thống, âm nhạc, nghệ thuật, giải trí, thể thao, chính thống, truyền thống luôn luôn được gắn liền với hình thức tổ chức.

Với mong muốn nhắn nhủ thông điệp đến khách hàng hiệu quả nhất mà mỗi sự kiện sẽ được tổ chức với đa dạng hình thức khác nhau.

Tổ chức sự kiện triển lãm

Đây là sự tiếp thị giúp khách hàng cảm nhận chân thực nhất về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Tại hình thức tổ chức sự kiện này, nhà tổ chức sẽ trưng bày trực tiếp các sản phẩm, hàng hóa của mình nhằm giới thiệu, quảng bá thương hiệu rộng rãi đến khách hàng. Mỗi sự kiện với mục tiêu rõ ràng sẽ có phương thức tổ chức sự kiện khác nhau nhằm đưa thương hiệu đến gần với khách hàng nhất.

Tổ chức sự kiện hội thảo

Hình thức tổ chức sự kiện theo hội thảo với mục đích nhằm đưa ra vấn đề, bàn luận các phương án giải quyết, hoặc là cuộc đối thoại với nhau nhằm tranh luận đến kết quả thống nhất cuối cùng. Đây là một phương pháp marketing tổ chức sự kiện giúp khách hàng có cái nhìn chân thực nhất về một sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Ra mắt sản phẩm

Hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ tạo hiệu ứng truyền thông tổ chức sự kiện đến khách hàng cao. Ngoài các mục chính về sản phẩm thì những tiết mục giải trí, những phần quà tặng mang dấu ấn của doanh nghiệp cũng là một điểm nhấn được nhiều người mong chờ.. Nhưng đối với hình thức này cần chú ý về vấn đề thời gian và quản lý tốt từng mục chương trình tổ chức sự kiện vì rất dễ gây sao nhãng đến mục đích chính là giới thiệu sản phẩm.

Lễ hội

Việt Nam ta nổi tiếng có nét văn hóa, truyền thống lễ hội lâu đời theo dòng chảy từ lịch sử đến hiện tại. Giới thiệu nét đẹp lễ hội là một trong những sự kiện được đầu tư tổ chức sự kiện lớn nhằm gây dựng thương hiệu địa phương. Đây là một hình thức tổ chức sự kiện mang tính cộng đồng.

Countdown

Countdown là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước ngoặt chuyển sang năm mới thường được tổ chức hàng niên vào ngày 31/12. Hình thức tổ chức sự kiện được đầu tư với các tiết mục giải trí độc đáo mục đích để mọi người cùng trải qua khoảnh khắc tuyệt vời cuối năm.

Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với mức giá hợp lý, hãy liên hệ hotline Minh Media 0243.971.8466 để được tư vấn miễn phí.