Dù mới chỉ xuất hiện ở Việt Nam trong một vài năm gần đây nhưng tổ chức sự kiện lại có một sự phát triển nhanh chóng. Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao nên cơ hội việc làm trong nghề này cũng được mở rộng. Người làm trong ngành nghề này có thể ứng tuyển ở nhiều vị trí với mức lương hấp dẫn.
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Hiện nay chưa có một định nghĩa chính xác nào về ngành tổ chức sự kiện. Theo ‘Bài giảng Tổ chức sự kiện’, Nguyễn Vũ Hà, Trường Cao đẳng du lịch Hà Nội. Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa và phong tục – tập quán,…Sự kiện không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động.
Theo những người làm trong ngành tổ chức sự kiện, sự kiện chính là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự…
Theo những người làm về marketing, event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp thương hiệu “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng nhất.
2. Các loại sự kiện
Các hình thức của Event ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Event mà ta có thể dễ dàng thấy như:
*PR Event:
– Các hoạt động thông cáo báo chí (Press release),
– Hội nghị khách hàng,
– Lễ khai trương…
*Activation Event:
– Event tung sản phẩm (Product Launch Event),
– Trình diễn (Event show),
– Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…;
*Public Event:
– Những hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng. Ví dụ như trao học bổng cho các em học sinh ở Hà Giang
– Sự kiện của vùng miền hay quốc gia. Ví dụ: tiệc đình làng
*Contest
– Các cuộc thi. Ví dụ: cuộc thi vẽ tranh tại trường tiểu học Chu Văn An… *Entertainment events (Sự kiện giải trí)
– Chương trình ca nhạc (musicshow),
– Gameshow,
*Festive events
– Event trong các chương trình hội chợ,
– Triển lãm,
– Fesival,
*Trade Marketing
– Các hoạt động Marketing thương mại,
– Hoạt động ra mắt sản phẩm mới,
– Lễ ký kết hợp đồng…
3. Quy trình tổ chức sự kiện
* Trước sự kiện:
Nghiên cứu thương hiệu để xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới.
Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.
Đề ra ý tưởng cho sự kiện.
Lập kế hoạch triển khai và dự trù kinh phí.
Chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình.
Chuẩn bị các phương án dự phòng.
* Trong sự kiện: Tổ chức sự kiện theo kế hoạch đã lập ra.
* Sau sự kiện: tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.
4. Các vị trí công việc trong nghề tổ chức sự kiện
Công việc của ngành tổ chức sự kiện rất nhiều. Do vậy chúng sẽ được phân chia thành nhiều công việc ở từng vị trí khác nhau. Các vị trí sẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau để hoàn thành sự kiện.
4.1. Đạo diễn sự kiện
Trong một ekip chạy sự kiện, đạo diễn sẽ là người có vị trí cao nhất. Đạo diễn sự kiện được chia ra phụ trách từng mảng riêng như: đạo diễn sân khấu, đạo diễn âm nhạc, đạo diễn kịch bản, đạo diễn ánh sáng. Đạo diễn có nhiệm vụ lên ý tưởng, thực hiện và đảm bảo các nhiệm vụ tương tự.
4.2. Điều phối viên sự kiện (chạy sự kiện)
Điều phối viên thường phải hoạt động rất nhiều trong khi sự kiện diễn ra. Những khu vực điều phối viên hoạt động nhiều nhất đó là khu vực bàn điều khiển, cánh gà sân khấu. Đôi khi điều phối viên cũng phải xuất hiện ở bàn đón khách để hỗ trợ tiếp tân. Thông thường, trọng sự kiên chúng ta hay thấy điều phối viên mặc trang phục màu đen.
Điều phối viên có trách nhiệm đảm bảo sự kiện hoạt động trơn tru, bằng cách điều phối nhân sự, âm thanh, ánh sáng. Những điều phối viên sự kiện thường có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm.
4.3. Nhân viên kinh doanh sự kiện (sale event)
Sale event là người tư vấn cho khách hàng những thiết bị địa điểm và ý tưởng cho sự kiện. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải có ngoại hình và sự khéo léo để thuyết phục khách hàng. Ngoài ra mối quan hệ và kinh nghiệm cá nhân cũng là yếu tố để sale sự kiện có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
4.4. Thiết kế đồ họa 2D
Thực hiện nhiệm vụ thiết kế các ấn phẩm, quà tặng, card, portfolio, hồ sơ năng lực hỗ trợ đấu thầu sự kiện, backdrop, banner, standee.
4.5. Thiết kế đồ họa 3D
Dựng 3D sân khấu, 3D toàn bộ chương trình sự kiện. Người thiết kế đồ họa 3D, đóng vai trò quyết định trong việc chốt sale, nhận dự án.
4.6. Helper sự kiện
Hỗ trợ những đầu việc không có người làm như cài mic cho ca sĩ, chỉ đường, bê đồ, dán sticker. Công việc helper sự kiện phù hợp cho sinh viên, thực tập sinh, PG, PB làm việc part time.
4.7. Người phụ trách âm thanh, ánh sáng
Là người chịu trách nhiệm điều khiển âm thanh, ánh sáng cho sự kiện. Tuy nhiên, thường thì công việc này sẽ do điều phối viên phụ trách. Trường hợp ekip sự kiện thiếu nhân sự thì mới cần sử dụng đến nhân sự bên ngoài.
4.8. Content/ copywriter
Người làm content sẽ chịu trách nhiệm về nội dung của event. Đồng thời, họ cũng sẽ là người lên ý tưởng và nội dung cho phần truyền thông cho sự kiện.