tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (Event organization) là quá trình triển khai ý tưởng và kịch bản chi tiết, biến những concept sáng tạo thành hiện thực sống động theo nhu cầu của từng khách hàng. Được diễn ra tại một địa điểm và thời gian cụ thể, mục tiêu cuối cùng là mang đến cho người tham gia những trải nghiệm ấn tượng, độc đáo và đáp ứng được mong đợi của đơn vị tổ chức.
Khái niệm về sự kiện
Sự kiện là một hoạt động được lên kế hoạch hoặc một dịp được tổ chức cho cá nhân, hoặc một nhóm người để nhằm mục đích cụ thể. Ví dụ như: ăn mừng, kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị hoặc giáo dục, hay là một khoảnh khắc nào đó diễn ra đối với cá nhân hoặc tập thể.
Có nhiều loại sự kiện khác như: giải trí, ra mắt, tiệc tùng, kỷ niệm, hội họp, triển lãm, cho đến ma chay, cưới hỏi, lễ trưởng thành, hội khóa.v.v.
Quy trình tổ chức sự kiện
Lễ tân và ban tiếp đón: đón khách hướng dẫn khách mời, chụp hình check in, ngồi vào bàn và vị trí.
Giai đoạn diễn ra sự kiện:
- MC voice off, mời khách mời vào khán phòng và ổn định vị trí để sự kiện diễn ra.
- Hiệu chỉnh, xử lý các thiết bị sự kiện: như mic, âm thanh, ánh sáng, led, khói, các hiệu ứng sân khấu đảm bảo âm nhạc, ánh sáng diễn ra theo đúng kịch bản chương trình.
Giám sát và điều phối các hoạt động và nhân sự diễn ra trên sân khấu như phát biểu, biểu diễn nghệ thuật, thuyết trình.
Cuối cùng: Giai đoạn sau sự kiện
- Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, nhà tài trợ.
- Đánh giá kết quả, KPI, ROI, doanh số, chi phí phát sinh.
- Thu thập phản hồi của khách hàng.
- Trao các phần quà theo danh sách của chương trình.
- Thu dọn thiết bị, vật liệu tại sự kiện và bàn giao mặt bằng.
Những lưu ý để tổ chức sự kiện thành công và tránh rủi ro
Để tổ chức một sự kiện thành công cần lưu ý những điểm sau:
- Xử lý thật kỹ, chi tiết cho giai đoạn chuẩn bị trong sự kiện.
- Xử lý và đảm bảo về mặt mỹ thuật tối đa cho các ấn phẩm trong sự kiện.
- Lựa chọn kênh quảng bá sự kiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
- Lựa chọn ekip chuyên nghiệp, có kinh nghiệm điều phối nhiều sự kiện.
- Lựa chọn nhà cung cấp tốt, supplier thiết bị đã có nhiều kinh nghiệm trong sự kiện.
- Luôn có kế hoạch cho các rủi ro, y tế và bảo vệ của sự kiện.
- Phát sinh là điều khó tránh khỏi trong sự kiện, luôn có phương án chuẩn bị kịp thời cho những phát sinh này.
Tổ chức sự kiện trọn gói A-Z, giải pháp cho doanh nghiệp
Việc tự tổ chức sự kiện đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực. Chính vì vậy, dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói đã ra đời như một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả sự kiện. Đến với Công ty tổ chức sự kiện Minh Media bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi giao phó sứ mệnh cho chúng tôi.
Tổng kết : Ngành tổ chức sự kiện sẽ còn phát triển rất mạnh trong thời gian sắp tới, đặc biệt là khi các cá nhân, doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển công bằng giúp cho tăng trưởng kinh tế. Đó sẽ là một sự kiện đáng mong đợi.
