Đội ngũ nhân viên trong ekip tổ chức sự kiện sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự hiệu quả của sự kiện. Trong ngành sự kiện, một kế hoạch hay, ý tưởng tốt thôi là chưa đủ. Mà còn cần một đội ngũ tổ chức sự kiện hoàn hảo với chuyên viên sự kiện có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Họ sẽ giúp bạn có thể thực hiện hóa sự kiện và giúp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp diễn ra thành công nhất.
Quản lý sự kiện
Quản lý sự kiện chính là người đóng vai trò quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Người quản lý cần phải có đầu óc tổ chức sự kiện chiến lược, khả năng điều phối sự kiện hiệu quả. Một người quản lý giỏi sẽ giúp cho sự kiện được gặt hái được nhiều thành công cho dù quy mô lớn hay nhỏ. Trách nhiệm của quản lý cũng vô cùng nặng, họ sẽ là người có trách nhiệm xây dựng, tổng hợp ý tưởng cho sự kiện. Giám sát và đôn đốc mọi nhân viên trong sự kiện, trực tiếp đưa ra quyết định. Việc phân công nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giải quyết mọi rủi ro… đều sẽ được kiểm soát. Đồng thời, họ là người chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của tổ chức sự kiện.
Lên kế hoạch sự kiện
Có thể có sự thành công hay thất bại của sự kiện chính là nhân viên lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Bởi vì họ là nhân sự quan trọng khi quyết định địa điểm, thời gian, logistic và có trách nhiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp làm việc với các bộ phận trong đội tổ chức sự kiện.
Nhờ có họ mà người quản lý tổ chức sự kiện có thể hình dung được ý tưởng để thực thi sự kiện và điều phối nhân sự như thế nào sao cho phù hợp nhất có thể.
Đặc biệt, những loại giấy phép cần thiết để có thể nộp cho cơ quan chính quyền cũng như được Event Planner thực hiện tổ chức sự kiện.
Quản lý khách hàng
Đây cũng là một vị trí cao cấp và mang đến nhiều trọng trách trong ekip tổ chức sự kiện. Họ có sự chuyên nghiệp, lịch thiệp và có kỹ năng con người vô cùng tốt để có thể giải quyết các vấn đề của công việc hiệu quả. Nếu khách hàng gặp vấn đề thì họ phải chịu trách nhiệm xử lý tình huống tổ chức sự kiện thấu đáo. Bộ phận này phải chịu trách nhiệm đương đầu với hàng loạt những phản hồi, phàn nàn từ khách hàng hay khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi người quản lý khách hàng có các kỹ năng truyền thông tổ chức sự kiện rất tốt.
Nhân viên hỗ trợ sự kiện
Tuy trọng trách tổ chức sự kiện giá rẻ không quá nặng nề nhưng một sự kiện nếu thiếu đi sự hỗ trợ của nhóm người này sẽ khiến các khâu thực hiện sự gặp trục trặc do không đủ nhân lực.
Nhân viên hỗ trợ sự kiện không có nhiều yêu cầu về mặt chuyên môn nhưng bù lại họ phải giỏi lắng nghe, đầu nhảy số nhanh chóng khi nghe các lệnh từ bộ đàm tổ chức sự kiện giá rẻ của người quản lý truyền đến và hỗ trợ các nhân viên khác ở trong một công việc khác.
Do số lượng của nhóm nhân sự này khá đông nên người quản lý sẽ cần sắp xếp và phân công hợp lý để đảm bảo các khâu công việc tổ chức sự kiện giá rẻ có thể đáp ứng các mục đích chung.
Đạo diễn
Nếu người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm quản lý con người thì đạo diễn sẽ là người quản lý các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED… Có trong sự kiện như thế nào cho ấn tượng nhất.
Quảng bá sự kiện
Truyền thông sự kiện đóng vai trò lớn đối với một sự kiện, thế nên trong ban tổ chức sự kiện không thể thiếu bộ phận quảng bá sự kiện. Bộ phận này sẽ có mặt ở trong sự kiện để ghi chép và bắt lại những khoảnh khắc đắt giá mà lên ý tưởng truyền thông cho công ty hay khách hàng.
Bộ phận này thường sẽ đảm nhiệm vai trò giống như một nhân viên hỗ trợ sự kiện trong khâu tổ chức sự. Nhưng sau sự kiện, nhân sự ở bộ phận này sẽ đóng vai quan trọng trong việc đem lại giá trị truyền thông cho Doanh Nghiệp sau sự kiện.
Bộ phận thiết kế trong đội ngũ nhân sự
Dựa vào những yêu cầu của sự kiện, mà bộ phận thiết kế sẽ đưa ra các bản phác thảo ý tưởng và thực hiện hóa chúng thành các mẫu in hoàn chỉnh, hỗ trợ thiết kế ở trong suốt quá trình tổ chức sự kiện và lắp đặt thiết bị cho sự kiện.
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật là những người chịu trách nhiệm các yếu tố liên quan như: trang thiết bị, vận chuyển, hạng mục sân khấu, âm thanh, ánh sáng, vật dụng sự kiện,… đóng góp không nhỏ đến sự thành công của sự kiện. Một đội ngũ kỹ thuật tốt sẽ giúp giảm bớt các vấn về trục trặc kỹ thuật, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Kết
Phía trên Minh Media Event đã giải thích cho bạn ban tổ chức sự kiện là gì, vai trò và các thành viên trong ban sự kiện. Minh Media Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn khi muốn thực hiện một chương trình sự kiện thành công, ý nghĩa. Vì vậy nếu bạn đang tìm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với Minh Media Event nhé.
- Công ty TNHH Sự kiện Minh Media
- Địa chỉ: Căn hộ 11, nhà A, TT cơ khí Trần Hưng Đạo, Phường Đồng Nhân, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Email: info@minhmedia.vn
- Website: www.minhmedia.vn
- Hotline: 0904 952 995