1. Nhân sự
Nhân sự là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện bởi nhân sự giống như dòng máu chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource,…
2. Kế hoạch tổ chức sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất. Bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.
Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm thì bạn cần quan tâm đến thời gian đơn vị cho thuê cho trước để chuẩn bị sự kiện. Thông thường, bạn sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có lúc vì sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. Tùy theo khoảng thời gian cho trước, hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó.
3. Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bạn phải chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở đó phải đảm bảo. Nhân viên chuyên nghiệp. Dịch vụ tốt. Đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.
Bạn cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.
Ngoài ra, bạn cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che.
4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, tậm tịt, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng. m thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo. Hệ thống loa, đèn hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan. Nếu thuê địa điểm, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng phù hợp.
5. Các đơn vị hợp tác hoặc thuê ngoài
Khi tổ chức sự kiện, bạn cũng có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như F&B, thợ ảnh, quay phim,… Vì thế, bạn cần quan tâm tới các đơn vị này để phối hợp sao cho đồng bộ. Bạn nên thống nhất trước với họ về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động ra sao cho thuận tiện nhất. Cần ký hợp đồng trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng đến giờ mà chẳng thấy đâu, khi lỗi, hỏng không có ai chịu trách nhiệm.
Nếu thuê địa điểm tổ chức thì bạn cần lưu ý rằng một số nơi như Capella Gallery Hall,… có quy định khách hàng không được mang thức ăn vào. Vì thế, bạn có thể ghi chú vào thiệp mời hoặc nhắc với khách mời trước để họ có thể biết mà làm theo, tránh những rắc rối có thể xảy ra.
6. Chuẩn bị rủi ro
Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể có rủi ro. Vì thế, bạn cần dành thời gian dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải và đưa ra các phương án dự phòng để khắc phục. Có như vậy, bạn mới kiểm soát được tình hình. Và khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã dự phòng từ trước.
Nếu quá ngại với những rủi ro này, bạn có thể nhờ các đơn vị cho thuê địa điểm giúp đỡ. Đến với Minh Media, bạn không phải lo về những rủi ro, bất trắc có thể xảy ra. Các chuyên gia tổ chức sự kiện của Minh Media sẽ hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện. Minh Media sẽ giúp bạn chăm chút từng chi tiết trong sự kiện của bạn.
Liên hệ 0243.971.8466 để được tư vấn miễn phí.